Управління проектним циклом і логіко-структурний підхід — це два терміни, що почали відігравати центральну роль у плануванні та управлінні програмами та заходами з розвитку протягом останніх тридцяти років. Щодо цих методологій написані цілі книги і створені окремі навчальні курси та програми. Вони лежать в основі програмування допомоги для розвитку, і саме через їх призму оцінюють ваші заявки на конкурсах проектів. Спробуємо розібратись, як використовувати ці інструменти та як їхні можливості та обмеження впливають на сьогоднішні проекти, що реалізуються в умовах динамічного середовища.
Термін управління проектним циклом використовуються для опису діяльності з менеджменту та процедур прийняття рішень, що використовуються протягом всього строку існування проекту.
Європейський Союз використовує управління проектним циклом, щоб забезпечити фінансування проектів, які узгоджуються з його цілями і найбільш ймовірно досягнуть бажаного впливу, а також є релевантними до узгодженої стратегії та до потреб зацікавлених сторін. Інші міжнародні партнери та донори використовують схожі інструменти для управління проектами і програмами.
Згідно методики, що рекомендована Європейською Комісією, управління проектним циклом складається з п’яти взаємопов’язаних фаз, на кожній з яких мають бути досягнуті певні результати та розроблені відповідні документи:
Ця структура є дуже загальною, її мета — означити життєвий цикл та забезпечити структурований підхід до виконання проекту. Сам проект, як правило, має ряд внутрішніх етапів у межах кожної фази. Вони можуть сильно відрізнятися в залежності від обсягу робіт, команди, сектору та змісту проекту. Такий концептуальний базис дає змогу реалізовувати програми міжнародних партнерів та національні стратегії за допомогою окремих проектів. На стадії програмування приймається кількарічна стратегія та затверджуються механізми кооперації між Європейським Союзом та країною-партнером. Під час фази ідентифікації визначається яку проблему та яким чином буде вирішувати проект. Для того, щоб пріоритети вашої організації відповідали можливостям та цілям фінансування, на цьому етапі варто ознайомитись зі стратегічними документами ЄС щодо обраного сектору (наприклад, Дорожньою картою ЄС для взаємодії з громадянським суспільством) та національними стратегіями. Фаза формулювання закладає детальний план для впровадження та індикатори для моніторингу та оцінки, висновки під час оцінки та аудиту враховуються для наступних програм. Отож, в цілому, ваш проект має реалізовуватись з врахуванням потреб та проблем цільових груп, стратегій вищого рівня, досвіду релевантних проектів та ініціатив.
Для планування та управління проектами на всіх фазах проектного циклу застосовується логіко-структурний підхід. Згідно методології всі елементи планування сфокусовані на досягненні однієї мети проекту. Логіко-структурний підхід використовується не лише у програмах Європейського Союзу, але й USAID, UNDP, CIDA, GIZ, Світовим банком та іншими із застосуванням різних варіантів термінології.
Хоча логіко-структурний підхід є загальновідомим, але на практиці під ним розуміють лише «вимогу заповнити» матрицю, яка є додатком до повної заявки конкурсу пропозицій. Часто після початку реалізації проекту цю таблицю використовують лише для звітування.
Ваша проектна заявка повинна пояснити, яким чином очікується, що проект призведе до досягнення соціальних змін — як діяльність призведе до запланованих короткострокових результатів та подальших довгострокових впливів. В спрощеному вигляді це можна пояснити схемою „якщо-то”:
Логіко-структурний підхід під час етапів ідентифікації та формулювання проектного циклу складається з двох етапів — аналізу та планування.
|
|
Обидва етапи є ітеративними, тобто не варто їх сприймати як покрокову інструкцію. Наприклад, хоча аналіз зацікавлених сторін має здійснюватися на самому початку процесу, його слід переглядати та удосконалювати, коли з’являється нова інформація.
На етапі планування результати аналізу перетворюються на практичний план, готовий до реалізації. Отримана інформація записується та презентується у вигляді матриці, яка в спрощеному вигляді має чотири стовпчики і чотири рядки (послідовність заповнення означена цифрами):
| Логіка втручання | Показники, що можна об’єктивно перевірити | Засоби перевірки | Припущення | |
| Загальна мета | 1. Загальна мета, яку допомагає досягти окремий проект | 8. Вимірювання, щоб показати внесок окремого проекту в досягнення мети | 9. Джерела інформації та методи, що використовуються для демонстрації досягнення мети | |
| Мета проекту | 2. Конкретна ціль, яка буде досягнуті у ході виконання проекту. Має відображати зміну поведінки цільової групи або переваги, які вона отримає. Зазвичай, існує лише одна мета проекту. | 10. Кількісні та якісні показники, що демонструють, чи були досягнута конкретна мета проекту та в якій мірі | 11. Джерела та методи збирання інформації, що використовуються для демонстрації досягнення мети проекту | 7. Важливі події, умови або рішення, поза межами впливу виконавців проекту, але необхідні для досягнення мети. Зовнішні фактори та ризики, що необхідно враховувати |
| Результати | 3. Конкретні результати, що передбачаються для досягнення мети проекту, вдосконалення та зміни, що будуть зроблені. Це те, що проект гарантує і може забезпечити | 12. Показники для вимірювання, чи досягнуто проектом очікуваних результатів та змін | 13. Джерела та методи збирання інформації, що використовуються для демонстрації досягнення результатів | 6. Важливі події, умови або рішення поза контролем проекту, що необхідні для отримання очікуваних результатів за графіком. Ризики, що необхідно враховувати |
| Діяльність | 4. Ключові заходи та дії, які необхідно реалізувати, і їх послідовність для досягнення очікуваних результатів | Засоби та ресурси, необхідні для здійснення цих заходів, наприклад, персонал, обладнання, матеріали | Витрати на діяльність | 5. Важливі події, умови або рішення поза контролем проекту, що необхідні для здійснення запланованих заходів. Зовнішні фактори та ризики, що необхідно враховувати |
| Передумови, що мають скластися до початку проекту | ||||
Вертикальна логіка (або логіка втручання) окреслює, що проект має намір зробити, роз’яснює причинно-наслідкові зв’язки та враховує зовнішні фактори, які можуть вплинути на досягнення цілей на наступному рівні.
Горизонтальна логіка показує, як можна оцінити та перевірити прогрес проекту на кожному рівні.
Поширеною помилкою для громадських організацій є те, що вони часто починають з опису «діяльності» (це — найпростіша частина логіко-структурної матриці), а потім намагаються скласти «результати» і «мету», щоб вони відповідати діяльності. Потрібно починати з визначення загальної мети, мети проекту та його очікуваних результатів, а потім вже проектувати діяльність.
Для планування проекту важливо враховувати зовнішній контекст. Тому після визначення мети та цілей роблять припущення за яких умов можливе їх досягнення та які ризики можуть вплинути на реалізацію. Припущення можуть включати: дії (або бездіяльність) певних груп або зацікавлених сторін, економічні, політичні, соціальні, культурні, інституційні, екологічні, кліматичні та інші умови. Частою причиною складнощів на етапі впровадження стає недостатнє врахування ризиків та відсутність розроблених шляхів їх подолання.
Іншою проблемною зоною є середні колонки, що описують «показники» та «засоби перевірки». Вказана інформація допоможе визначити зацікавленими сторонами, чи проект досягає своєї мети чи ні. Продумуйте одразу, як ви будете отримувати та зберігати інформацію, адже це може вплинути і на бюджет проекту, і на розподіл ресурсів. Також не забувайте, що початкову матрицю можна і навіть потрібно переглядати, у зв’язку із різкою зміною умов та контексту.
Логіко-структурний підхід має і деякі обмеження використання:
- Матрицю не завжди легко зрозуміти локальним партнерам та цільовим групам
- Логіка втручання не завжди є лінійною, адже події не відбуваються в прямолінійній послідовності
- Три або чотири рівні результатів не завжди буває достатньо
- Матриця обґрунтовує заздалегідь узгоджений підхід («якщо-то»), котрий в деякій мірі обмежує гнучкість
- Надмірна концентрація на індикаторах призводить до орієнтації на звітність замість реальних змін
- Найбільш важливий результат — зміни поведінки — важко виміряти кількісними індикаторами або показниками в короткостроковій перспективі
Звісно, інструменти і процедури самі по собі не можуть гарантувати успішних результатів. Проект залежить від багатьох інших факторів, наприклад, від компетентності, знань і рівня організаційних можливостей команди, що бере участь у виконанні проекту. Використовуючи управління проектним циклом і логіко-структурний підхід у якості інструментів дизайну ще на етапі написання концептуальної ноти, ви зможете презентувати ваші ідеї більш аргументовано та підвищити шанси вашого проекту отримати фінансову підтримку.
Щоб дізнатися більше про управління циклом проектів та логіко-структурний підхід перейдіть за посиланням https://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en. Цей посібник функціонує як представлення політики Європейської Комісії щодо управління проектними циклами, що є способом, якому надають перевагу під час розробки та управління проектами.
Підготувала: Наталія Хіноцька